eBuSy 8 – Buchungssystem für Freiplätze
Der TCSN hat das Buchungssystem, welches wir seit Jahren erfolgreich in unserer Tennishalle Am Thunhof einsetzen, um ein Modul zur Reservierung und Verwaltung der Freiplätze (Außenplätze Platz 1 bis Platz 6) erweitert.
Unsere Absicht dabei ist,
- unseren Mitgliedern die Buchung und Reservierung der Freiplätze zu erleichtern
- Buchung und Reservierung via Internet von zuhause zu ermöglichen
- vergebliche Fahrten zur Tennisanlage zu vermeiden, da man sehen kann, ob Plätze frei sind
- das Gastspielsystem zu erleichtern und zu erweitern
- Dritten, die nicht Mitglieder des Vereins sind, eine flexible Möglichkeit zu bieten, unsere Anlage zu bestimmten Zeiten gegen Entgelt zu nutzen
Das System ist äußerst flexibel und erlaubt Anpassungen an die Wünsche und Bedürfnisse unserer Mitglieder, daher bitten wir Euch, das System zu nutzen und uns Feedback zu geben, wo wir Anpassungen vornehmen sollten, um Euern Wünschen Rechnung zu tragen.
In der vergangenen Sommersaison hatten wir an mehreren Tagen, insbesondere in den späten Nachmittagsstunden, die Situation, dass auf allen Plätzen gespielt wurde und gleichzeitig noch Spieler auf der Terrasse saßen und auf einen freien Platz warteten.
Durch die Nutzung des Systems ergibt sich für unsere Mitglieder keine Änderung der Kosten: Die Nutzung der Plätze ist für Mitglieder unseres Vereins nach wie vor kostenlos!
Das Reservierungssystem ist ein Angebot für unsere Mitglieder, niemand muss es nutzen. Allerdings stellt die Reservierung im System eine Garantie dar, dass der gebuchte Platz zu der gebuchten Stunde zur Verfügung steht. Wer nicht reserviert hat und auf einem vermeintlich freien Platz spielt, muss gegebenenfalls sein Spiel unterbrechen und warten, bis der Platz wieder frei wird.
Um das System zur Reservierung zu nutzen, muss man sich einmalig registrieren und sich für eine Buchung mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden, um dann einen Platz buchen zu können.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte erläutert.
Registrierung
Mitglieder des Vereins, die im Buchungssystem der Halle registriert sind, weil sie in der Vergangenheit Hallenstunden gebucht hatten, brauchen sich nicht erneut zu registrieren. Allen anderen müssen sich registrieren, um das Reservierungssystem nutzen zu können.
Zur Registrierung klickt man auf der Startseite (https://tc-schloss-neuhaus.ebusy.de/) den entsprechenden Button und bekommt das Formular „Geben Sie Ihre persönlichen Daten an“ präsentiert. Fülle die Pflichtfelder aus, klicke auf „Weiter“, und Du kannst auf der nächsten Seite „Sind alle Angaben richtig?“ die gemachten Angaben korrigieren.
Bist Du Mitglied des TCSN, so setze das entsprechende Häkchen!
Wichtig: Die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung akzeptieren, Registrieren drücken und schon bist Du fast fertig mit der Registrierung!
Du erhältst zur Sicherstellung Deiner Identität eine E-Mail vom System. Bestätige diese, und Du kannst jetzt das System nutzen.
Ohne Bestätigung erhältst beim Versuch im System etwas zu machen die Meldung
Dein Benutzerkonto muss dann noch als Externer Spieler gekennzeichnet werden, damit Du die Plätze buchen kannst. Das erfolgt durch die Administratoren in der Regel am selben oder am folgenden Tag. Mitglieder des TCSN, die das Häkchen während der Registrierung gesetzt haben, sind sofort spielberechtigt.
Buchung / Reservierung
Wenn Du Dich mit Benutzernamen und Passwort angemeldet hast, wird Dir auf der Startseite allgemeine Information und der Button „Freiplätze“ angeboten. Wähle „Freiplätze“ und Du erhältst das Belegungsbild des Tages.
Wähle den Tag aus, an dem Du spielen willst, den Platz und die Zeit, wann Du beginnen willst, drücke auf Buchen und entscheide im nächsten Bild, ob Du Einzel oder Doppel spielen willst.
Im folgenden Bild kannst Du die Daten verändern, insbesondere Anfang und Ende Deiner Spielzeit wählen.
Das „+“-Zeichen Im Feld „Mitglieder“ anklicken und einen Mitspieler auswählen. Der Mitspieler muss aber im System registriert sein. Du kannst auch mit einem Gast spielen oder signalisieren, dass Du noch einen Mitspieler suchst.
Füge den Namen Deines Spielpartners in das Feld „Name“ ein, und das System bietet Dir die Namen der registrierten Benutzer an, die den Namen tragen. Klicke „Weiter“, und Du bekommst die Gelegenheit, die gemachten Angaben noch einmal zu überprüfen.
Mit „Jetzt buchen“ schließt Du die Buchung ab. Zur Bestätigung erhältst du noch eine Mail aus dem System. Viel Spaß!
Achtung: Das System ist zurzeit so eingestellt, dass Einzelbuchungen mindestens 30 Minuten und maximal 60 Minuten dauern. Es kann aber nachgebucht werden.
Löschen eines gebuchten Termins (Freiplätze)
Wenn man einen Platz gebucht hat und dann feststellt, dass man irrtümlich gebucht hat oder wenn sich nach der Buchung herausstellt, dass man den Termin doch nicht wahrnehmen kann, so kann man den Platz wieder freigeben (stornieren)!
Gehe in der Ansicht „Freiplätze“ auf den gebuchten Termin, den Du stornieren willst:
Klicke auf Deine Buchung und Du erhältst eine Seite mit Deinen Buchungs-Informationen:
Mit „x Buchung entfernen“ löschst Du die ungewollte Buchung.
Wenn Du auf eines der Bleistift-Symbole klickst, kannst Du die Parameter der Buchung ändern: Platz oder Datum oder Uhrzeit, vorausgesetzt die neue Zeit ist noch frei!
Spielen ohne Reservierung
Wir empfehlen dringend, das System zur Reservierung / Buchung Eurer Spielwünsche zu benutzen. Es kann mit geringem Aufwand zuhause am PC oder unterwegs mit dem Handy genutzt werden. Wir wollen zunächst einmal Erfahrungen mit dem System sammeln. Wir werden es in den nächsten Tagen in dem Sinne verbindlich machen, dass Buchung über das System Vorrang hat.
Achtung: Wer über das System einen Platz und einen Zeitraum gebucht hat, hat dann einen Anspruch, dass er den Platz zu der gebuchten Zeit nutzen kann. Spieler, die ohne Reservierung über das System auf dem gebuchten Platz spielen, müssen dann den Platz freimachen.
Selbstverständlich kann jedes Mitglied des TCSN spontan auf die Anlage kommen und auf einem freien Platz spielen. Frei oder nicht – das kann man auf seinem Handy sehen! Aber Buchung hat Priorität gegenüber spontanem Erscheinen.
Datenschutz
In der Einstellung, die wir vorgenommen haben, um insbesondere das Spielen mit Partnern aus dem Verein zu erleichtern, ist es möglich (und erforderlich), dass Du die Namen der möglichen Spielpartner siehst und dass diese wiederum Deinen Namen sehen. Du kannst in der Buchungsansicht „Freiplätze“ auch nicht nur sehen, ob ein Platz bereits belegt ist, sondern auch, wer den belegten Platz gebucht hat. Das gilt für alle registrierten und spielberechtigten Nutzer.
Spielberechtigt sind nur Mitglieder des TCSN und ausgewählte Nutzer, denen der Vorstand des TCSN eine Spielberechtigung erteilt.
Wenn Du nicht willst, dass Dein Name als Bucher eines Platzes erscheint oder anderen spielberechtigten Nutzern als Spielpartner angeboten wird, setze Dich bitte mit uns in Verbindung, damit wir Dir eine andere Lösung anbieten können.
Beim ersten bzw. nächsten Buchen im System wird der Benutzer über diesen Zusatz zum Datenschutz informiert und aufgefordert, diesen zu bestätigen. Ohne die Bestätigung kann man nicht buchen!
Paderborn, im April 2021 Der Vorstand des TCSN